Comment faire de meilleures prévisions de trésorerie - AFTE - La lettre du trésorier N°222

Philippe Hélaine FINServices

Trois questions à: Philippe Hélaine, directeur des financements et de la trésorerie Groupe Vedior France

• Pourquoi avez-vous mis en place des modèles de prévisions ?

Vedior, leader mondial du recrutement et travail temporaire a une activité très fortement corrélée avec le Produit Intérieur Brut, avec une forte spécialisation et une culture de marques. Il s’agit notamment de VediorBis, Expectra, L’Appel Medical en France (CA de 2,9 milliards et 86 millions d’EBIT en 2004). Aussi, depuis 2003, nous avons construit des modèles de prévisions d'activité à moyen terme, de manière à anticiper l'évolution du BFR et optimiser notre cash management. Notre suivi quotidien du cash-flow a été intégré au système d'information. A cet effet, nous avons consulté les principaux éditeurs de logiciels de trésorerie et pilotage de la performance, dans le cadre d’un appel d’offres. La modélisation développée repose sur des données mensuelles corrigées des jours ouvrés. Les techniques sont relativement simples à mettre en œuvre grâce aux outils statistiques disponibles (modèles SARIMA avec lissage) et donnent de bons résultats à court/moyenterme.

La solution budgétaire retenue associe deux modes de représentation : un budget en date d’opération et un budget en date de valeur (financial cash-flow forecast), ainsi qu’une bibliothèque d’états permettant soit de consolider la position cash, soit d’analyser un poste budgétaire ou de procéder à une analyse d’écarts, en lien avec le réalisé quotidien.

• Comment avez-vous choisi les éditeurs de logiciels ?

Nous avons lancé une consultation auprès de neuf éditeurs présélectionnés, pour la refonte et l’évolution du système d’information de trésorerie centralisé. Parmi les nouvelles fonctionnalités à valeur ajoutée, nous souhaitions pouvoir élaborer un budget de trésorerie quotidien sur douze mois glissants en date de valeur et date d’opération, offrant des fonctionnalités de duplication, simulation et historisation des versions, associé au reporting comptable IFRS. Le projet devait aussi permettre de faire évoluer l’architecture technique dans un contexte de sécurisation et de plan de continuité d’activité (site de secours).

Cette large consultation a permis d’obtenir un panel de solutions diversifié et concurrentiel.

En matière de budget de trésorerie et prévisions, de grandes disparités ont été constatées à la fois en terme de couverture fonctionnelle et de tarification, les offres allant du simple au quadruple. Compte tenu des résultats, il devenait nécessaire de procéder à des développements spécifiques dans le cadre d’un véritable partenariat. L’éditeur accepterait-il de faire évoluer sa solution en mutualisant les coûts avec des délais acceptables?

• Quel a été le résultat de la consultation?

A l’issue du traitement des réponses, nous avons retenu trois éditeurs en « short-list » : REUTERS et XRT sur le périmètre global, JGC Consultants pour une solution dédiée au budget de trésorerie et prévisions. Puis nous leur avons demandé de réaliser des cas de tests fonctionnels dans un environnement représentatif de la structure et des opérations traitées par Vedior France. Afin d’assurer le bon déroulement de la mise en production, les conditions de recette ont été définies lors de la conclusion du contrat. Les responsabilités et engagements de chaque partie contractante (niveau d’anomalies, conditions de maintenance des développements spécifiques...) ont été spécifiés pour cadrer les relations durant le déploiement et lors de la recette. Pour cela des avenants ont été ajoutés aux différents contrats standards.

Je retiendrai principalement quatre points:

• La priorité au « cash », aux prévisions et reporting associé doit être portée par le management et accompagnée d’une politique globale d’optimisation qui associe tant l’organisation que le réseau et son système d’information. Ses résultats peuvent accompagner formidablement le développement du groupe;
• comme l’a montré cet appel d’offres, le rapport couverture fonctionnelle/prix reste extrêmement hétérogène, le prix pouvant varier du simple au quadruple, avec des prérequis et une démarche structurée;
• pour répondre à nos besoins, nous avons retenu une solution mixte (XRT Universe & JGC CashSolve) avec une véritable démarche de partenariat, impliquant des développements complémentaires à l’offre initiale;
•enfin, la spécification par «module fonctionnel» a permis d’associer l’ensemble des utilisateurs et intervenants de manière à optimiser le système d’information, et garantir la réussite du projet.

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